泛微协同商务系统（e-cology）知识文档管理模块（e-Document）--构建贴合您需求的知识管理解决方案
一、问题的提出：
随着信息技术的飞速发展，社会已经进入了"知识经济"的年代，知识和信息成为一个公司发展越来越重要的资源。知识的表现形式可以是报告、方案、说明书、分析、手册、邮件等，甚至是存储在人头脑中的隐性知识。而对知识进行有效的积累、管理和共享可以改进和提高个人、部门和组织的创新能力、响应能力、生产力和技能素质。如何对企业中各种类型的知识进行明晰、统一的管理，如何让管理者和员工的经验技能等隐性知识及时地表现出来并且很好地为整个公司所用，如何建立起一个能自我学习（Self-learning）的学习型组织以支持员工成长和企业发展的需要……这些问题成为了企业进行知识管理思考的重点。
基于泛微协同商务系统（e-cology）的泛微知识管理解决方案，帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理，让所有人都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共享，同时访问到或学习到自己所需要的信息和知识，从而全面增强人员的技能素质和协同工作能力以获得企业整体的竞争能力。
二、泛微知识管理解决方案
泛微协同商务系统（e-cology）的知识文档管理模块（e-Document）提供了全面的知识管理框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档。所有的知识信息都可以经由Web浏览器找到并获得。
e-Document与信息门户相结合，针对不同的目标用户制订不同的知识内容，使用户通过Internet/Intranet快速获得完全个性化的界面和内容服务，实现用户友好性和灵活性的结合。
e-Document知识管理包含以下功能：
1） 知识门户
泛微的知识门户是一个基于WEB的知识门户，是企业日常工作所涉及相关主题内容的“总店”，无论是采购员、计划员、工作调度员、销售员，销售经理，行政管理人员，人力资源经理，客户，分销商，代理商，合作伙伴，泛微的知识门户都能让其迅速获取知识、应用及服务等方面的信息，为每一个角色提供一个个性化的知识门户。并且，泛微知识门户还应该具有信息搜集、整理、提炼的功能，可以对已有的知识进行分类，建立企业知识库并随时更新知识库的内容，将知识以正确的时间、正确的方式、迅速地传递给正确的人。它的特性包括：
基于角色的内容和应用组织。
对于用户个性化的知识展示和传递。
统一维护、动态更新。
用户个人自定义。
不同语言的切换。
单一入口、一次登录。
持续服务和可升级性。
2） 内容管理
e-Document知识管理涵盖了内容的创建、组织、审批、发布、归档和共享。并通过与泛微协同商务系统（e-cology）其他组件的结合，进行“协同化”的知识管理。它的具体功能包括：
• 创建和存储各种类型的文档
利用知识文档管理模块（e-Document）用户可以创建任何类型的文档，并以数字的形式存放于中央数据库，可以被存储的文档包括：word，excel，PPT文档，HTML文档，PDF文档，电子邮件，扫描的文档或图片（原始凭证，**，合同，传真等）。
• 建立规范化的文档结构
e-Document采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户。
e-Document提供完整及可自定义的文档目录及其属性。通过e-Document，企业的所有结构化和非结构化的文档都将得到有序的管理。
• 以各种形式发布文档
可以选择将文档保存在相应的目录下，或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上，或者发布到特定的知识门户中去。
• 设置信息的共享属性
对内容共享属性的设置提供多种方式以满足企业需求：可设置文档级别的共享、也可设置目录级别或门户级别的共享；可设置单一层次的共享，也可设置多层次的共享（例如对共享给某个部门的文档目录，再设置其中某些具体文档的共享属性）
• 建立并维护内外网站
通过e-Document可以非常方便地建立并维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制，发布含有链接的文字和图片。e-Document和知识门户相结合，可以让用户只需稍许设置就可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容，每个站点对应一个目标访问组，这些目标访问组只能访问自己相关的站点。
• 信息审批和流转
结合工作流程管理，完成信息的审批或流转，例如合同、方案书、项目书、计划表、单据的流转，或者需要发布在网站上的新闻。所有的流程根据预先的设定自动完成，并且历史版本及更改历程都能保存在系统中以供查阅。
• 信息重分布
随着知识的扩充和结构的变化，可能需要对信息当前的分布进行重新调整。e-Document使用户只需要选择信息的源存放和目标存放，以及需要复制或移动的信息就可完成对信息的重分布。
• 信息的网状体系
e-Document对内容的管理是基于企业知识信息网状体系建立。这意味着所有的知识信息都不是孤立存在的，e-Document将所有与其相关的实体集成，并在彼此之间建立多种链接关系而形成一张信息网。不管这张网上的信息来源何处，也不管它的形式是什么，用户只要找到网上的任意一个信息点，就可以迅速地把整张信息网提取出来。
3） 信息检索
e-Document出色的信息检索功能使用户可以迅速地获得需要查找的信息。它的特性包括：
• 能从相关的信息或分类目录对信息进行查询。
• 可以以简单及高级的检索条件进行检索，并可设定搜索模板。
• 提供其他的快速获取信息的入口，例如对自己创建的信息或最新的信息进行归结并提供快捷方式。
4） 电子协同
与e-mail系统相反，通过知识文档管理模块（e-Document），一人可以与一个或者任意数量的人交流，并且模拟了多人对多人的通信模式。只要在权限允许的范围内，任何一个用户都能创建主题讨论区，讨论区可以针对某一个项目，也可以针对公司内部的某个决策。
5） 统计和报告
e-Document提供对知识管理、知识分享和知识利用的分析报告功能，用户可以通过它来获得某个用户或某个部门对知识的参与及贡献度、并能从用户反馈、使用频率、阅读频率等评价知识的价值。
6） 安全及权限控制
e-Document对知识信息的管理有严格的安全保障，通过赋予访问者相应角色及赋予信息以安全级别，保证访问者只有在其权限允许的范围内查看和编辑信息。它的特性包括：
• 可对目录、网站、或某一具体文档设置不同的读、写、编辑权限，并分为群组（例如满足某类角色、某个部门、某种职位、某个安全级别的人员）及个人层次。
• 可与工作流程相结合管理知识信息的发布和查看。
• 提供多种日志，以对知识信息的查看者和编辑者进行监控并记录其具体的动作。
7） 系统环境
知识文档管理模块（e-Document）是基于泛微协同商务系统（e-cology）建立。它的特性包括：
• 跨平台应用，用户的操作系统可以是Windows、Unix或Linux等。
• 与其他的功能模块（例如客户关系管理、项目管理等）相集成，信息之间强相关联。
• 允许对不同的应用（例如网站维护、文档审批等）分别设置一位或多位管理者，实现弥散管理。
• 基于WEB的架构实现跨地域的应用及不间断的服务。
泛微知识文档管理模块（e-Document）知识管理解决方案综述：
• 个性化的知识门户
• 知识文档生命周期管理
• 建立和维护内外网站
• 创建知识信息网
• 安全及权限控制
• 高度的知识信息共享
• 电子化协作
• 知识相关分析和报告
• 信息检索
• 支持不同的常见语言操作界面
• 跨平台、跨地域、不间断应用
• 与其他企业应用的集成
• 良好的可扩充、可定义、可调整性能
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